À quoi servent l’apostille et la légalisation ?

L’apostille et la légalisation authentifient la signature de l’auteur du document, sa qualité et, si nécessaire, le sceau ou le timbre. Elles ne vérifient ni le contenu des documents ni leur valeur académique. Elles ne créent donc aucune équivalence et ne garantissent pas l’admission dans une université.

L’apostille remplace la légalisation lorsque la Convention de La Haye s’applique au document concerné entre le pays d’origine et le pays de destination. Dans les autres situations, une légalisation peut être exigée. Un accord international peut aussi dispenser le document de toute formalité.

Dans quels cas un diplôme ou un relevé de notes peut-il être apostillé ou légalisé ?

Un diplôme ou un relevé de notes français destiné à une autorité étrangère peut nécessiter une apostille, une légalisation ou aucune formalité. Lorsqu’il est délivré par une autorité administrative française, le document peut constituer un acte public. S’il provient d’un établissement privé, une certification préalable de la signature peut être nécessaire.

Un document français présenté à une administration française n’a pas à être apostillé ou légalisé. Pour un diplôme ou un relevé de notes étranger destiné à la France, vérifiez d’abord le régime applicable et les exigences de l’organisme français. Si une formalité est nécessaire, elle doit être accomplie dans le pays d’émission selon la procédure locale.

Situation	Formalité à vérifier	Ordre possible
Diplôme ou relevé de notes français utilisé à l’étranger	Dispense, apostille ou légalisation	Faire apostiller ou légaliser le document si nécessaire, puis traduire l’ensemble demandé
Diplôme ou relevé de notes étranger utilisé en France	Dispense, apostille ou légalisation selon le pays	Vérifier l’exigence française, accomplir la formalité si nécessaire, puis traduire les éléments demandés
Traduction destinée à une autorité étrangère	Formalité éventuelle sur la traduction	Si la traduction doit être apostillée ou légalisée, faire certifier la signature du traducteur avant la formalité
Aucune exigence annoncée	Aucune formalité automatique	Demander confirmation avant d’engager une apostille ou une légalisation

L’autorité destinataire reste la seule à pouvoir confirmer la formalité requise, la langue acceptée et l’ordre des démarches.

Faut-il accomplir la formalité avant ou après la traduction ?

Il n’existe pas d’ordre universel. Une traduction n’est pas nécessaire pour faire apostiller un document français. Lorsque le destinataire exige la traduction de la formalité, faites d’abord apostiller ou légaliser le document concerné. 

Le traducteur peut ensuite traduire le diplôme, le relevé de notes et la formalité ajoutée afin de remettre un ensemble complet.

Si la traduction doit elle-même être apostillée ou légalisée, un traducteur assermenté doit la réaliser. Sa signature doit ensuite faire l’objet d’une certification matérielle avant la formalité. 

Faut-il utiliser le document original ou une copie certifiée conforme ?

Pour un diplôme français, l’apostille ne s’appose pas directement sur le diplôme original. Il faut établir une copie certifiée conforme avant de demander l’apostille. Cette précaution évite aussi de confier ou d’expédier l’unique exemplaire du diplôme. 

Pour connaître les documents à fournir et les étapes à suivre, consultez la fiche des Notaires de France consacrée à l’apostille d’un diplôme.

Pour un relevé de notes, l’autorité peut accepter l’original, une copie certifiée ou un document transmis directement par l’établissement. Vérifiez ses consignes avant de préparer le dossier.

La copie doit rester complète et lisible. Les signatures, cachets, versos, annexes et références de l’établissement doivent apparaître clairement.

Comment vérifier la formalité réellement nécessaire ?

Commencez par demander des instructions écrites à l’université, à l’employeur ou à l’administration destinataire. Indiquez le pays d’émission, le pays de destination et la nature exacte du document.

Vérifiez ensuite :

• si le document bénéficie d’une dispense ;
• si l’autorité demande une apostille ou une légalisation ;
• si la formalité porte sur l’original, une copie ou la traduction ;
• si la page d’apostille doit aussi être traduite ;
• si le destinataire accepte un fichier électronique ou exige du papier.

Pour déterminer si votre document doit être dispensé de formalité, apostillé ou légalisé, consultez le tableau officiel publié par France Diplomatie selon le pays de destination. En France, les centres compétents du notariat traitent les demandes concernant les actes publics français. L’ambassade ou le consulat du pays de destination peut préciser les exigences locales. 

Comment préparer la traduction après l’apostille ou la légalisation ?

Transmettez au traducteur toutes les pages du diplôme ou du relevé, ainsi que l’apostille, la légalisation et les annexes éventuelles. Vérifiez la concordance des noms avec votre passeport ou votre pièce d’identité.

Lexicalis confie la traduction assermentée de diplômes et de relevés de notes à des traducteurs experts judiciaires près d’une cour d’appel. L’agence peut intégrer les mentions, cachets et formalités ajoutées au document.

Une vérification préalable de l’ordre des démarches évite une traduction incomplète ou une nouvelle commande. L’autorité destinataire doit toujours confirmer la procédure avant l’apostille, la légalisation ou la traduction.